Atelier Formation à la maîtrise de l'information - séance du 23 février 2010

Existe-t-il, au sein des SCD, de services spécifiquement dédiés à la formation ? Plusieurs cas de figures :

Service Formation des usagers (par exemple : SCD Paris 3, Paris Sud 11) ; parfois, mais pas systématiquement, associé à la mission de formation des personnels (cas de la BULCO)

Mission formation intégrée à un service plus large :

• « Services aux publics » (UPMC)
•  Département « Formations et Information » dans le service transversal CEDOCEL (CEllule de la DOCumentation ELectronique) au SCD Paris Descartes
•  Réflexion en cours pour construction d’une offre cohérente et peut-être d’un service dédié (Sciences Po, Sainte-Barbe)

On peut penser que l’existence d’un service dédié n’est pas forcément indispensable tant que les missions de formation sont bien identifiées et que les moyens suffisants sont donnés aux agents qui en sont chargés.

On signale l’existence des établissements « multi-sites » et la nécessité de tenir compte de ce paramètre dans le développement des plans de formations, les sites étant parfois associés à des disciplines d’enseignement spécifiques.

Existe-t-il, au sein des SCD, de services spécifiquement dédiés à la formation ? Plusieurs cas de figures :

• Service Formation des usagers (par exemple : SCD Paris 3, Paris Sud 11) parfois, mais pas systématiquement, associé à la mission de formation des personnels (cas de la BULCO)
• Mission Formation intégrée à un service plus large :
  • « Services aux publics » (UPMC)
  • Département « Formations et Information » dans le service transversal CEDOCEL (CEllule de la DOCumentation ELectronique) au SCD Paris Descartes
• Réflexion en cours pour construction d’une offre cohérente et peut-être d’un service dédié (Sciences Po, Sainte-Barbe)

Remarques :

• On peut penser que l’existence d’un service dédié n’est pas forcément indispensable tant que les missions de formation sont bien identifiées et que les moyens suffisants sont donnés aux agents qui en sont chargés.
• On signale l’existence des établissements « multi-sites » et la nécessité de tenir compte de ce paramètre dans le développement des plans de formations, les sites étant parfois associés à des disciplines d’enseignement spécifiques.

On relève des situations hétérogènes.

Dans certains établissements, la collaboration est difficile que cela soit dû au manque d’intérêt pour les contenus proposés par les professionnels de l’IST de la part des enseignants (au niveau individuel, si l’on peut dire) et/ou à celui des instances décisionnaires. Notons que ce désintérêt se révèle souvent corrélatif d’une méconnaissance des compétences et des capacités des bibliothécaires et documentalistes en matière de formation.

Cela dit, dans quelques établissements, la collaboration fonctionne bien, à différents niveaux (situations qui prennent du temps cependant à se mettre en place et qui nécessitent souvent réajustements et compromis) :

•   En licence (principalement en L1), dans le cadre du cours de « Méthodologie du travail universitaire » (MTU) : les formateurs des SCD interviennent sur une ou plusieurs séances du cours après que l’enseignant ait pris contact avec les bibliothèques (ex. : SCD des universités Paris 3, Paris 8, Paris Nanterre La Défense, UPEC, Caen…) ;

N.B. : signalons le cas du département Sciences de l'information-documentation de l’Université Paris 8 : département intégré à l’UFR MITSIC (Mathématiques, Informatique, Technologies, Sciences de l'Information et de la Communication), il propose et assure, depuis 1984, des « cours transversaux à valeur propédeutique, intitulés "Méthodologie documentaire et traitement de l’information", ancrés dans la discipline de l’étudiant, pour un certain nombre de licences » (source). Il s’agit de modules de 20 ou 36h assurés par les enseignants du département à la demande des autres départements de l’université (Lettres, Langues, Géographie, Informatique, Info-Com, Sciences du langage), modules dans lesquels les formateurs du SCD de Paris 8 prennent en charge 3 séances (cf. blog du module coordonné par Alexandra Saemmer).

• Quelques SCD (Paris-Descartes, Paris-Sud 11, Caen) sont sollicités et interviennent pour assurer les modules liés aux compétences documentaires du C2i ;
• Offre « indépendante » : des établissements documentaires proposent des formations à leurs lecteurs, indépendantes des cursus et des équipes enseignantes du fait :
  • soit du manque d’intérêt et de motivation des enseignants (ex. : ENSA) ;
  • soit de leur statut (interuniversitaire, laboratoire) qui rend difficile une insertion dans les cursus des établissements dont ils dépendent (sauf demande spécifique et ciblée d’enseignants, ex. de la BIUM qui met en place des « modules à la demande »).

Plusieurs points problématiques dans le cas des formations intégrées dans les cursus :

• Les séances assurées par les formateurs des SCD ont lieu sur les plages horaires des cours des enseignants qui n’assistent pas toujours aux formations avec leur groupe mais qui restent rémunérés.
•  Les formations n’apparaissent pas souvent dans les maquettes de diplômes, engendrant un manque de reconnaissance institutionnelle.

Sur cette question, il existe plusieurs cas de figures. Dans les SCD, les formations sont assurées par :

- Les agents de l’établissement :

• Majoritairement titulaires de catégories A et B, parfois C ;
• Contractuels ;
• PRCE en documentation  affectés au SCD, assurant modules d’enseignement sur le semestre ou l’année à différents niveaux, avec évaluation, corrections, etc. (UPEC)

- Des étudiants avancés recrutés spécifiquement pour la formation :

• Tuteurs vacataires (niveau d’étude : L3 à D) ;
• Doctorants sous nouveau contrat doctoral assurant leur charge d’enseignement au SCD (BU Droit-Lettres de l’Université Reims Champagne Ardennes) ;
• Chargés de TD.

Dans les autres établissements (ENSA, bibliothèques interuniversitaires), les formations sont assurées par les agents de cat. A et B titulaires (BIUM, BSB) ou contractuel (BSG). A l’ENSA Paris-La Villette, l’initiative vient des documentalistes qui tentent de mobiliser les enseignants pour étendre les formations très peu développées à l’heure actuelle faute d’inscription dans les cursus et d’intérêt de la part des équipes enseignantes.

Discussion :

•  Point qui reste à éclaircir : la formation est-elle inscrite dans tous les statuts et profils de poste ? seulement dans ceux des cat. A ? Est-ce une obligation ? Est-ce souhaitable ?
• Problème du volontariat et de la motivation des agents : comment gérer
  • le manque de motivation des agents « désignés » par manque de personnel pour assurer les formations ?
  • les agents volontaires, pas forcément doués pour la formation ?
  • les bons formateurs potentiels manquant de motivation et de confiance en eux et/ou n’estimant pas avoir le temps ?
• Beaucoup de participants s’accordent sur l’importance de la formation de formateurs, en particulier en matière de gestion de groupes, du stress, etc. Elles aideraient sans aucun doute les collègues réticents à s’engager dans la formation par crainte de s’exprimer en public, de gérer un groupe, voire d’être confrontés à des étudiants difficiles (« Je n’ai pas appris », « Ce n’est pas mon métier », etc.). La question de savoir si l’URFIST peut se charger de ce type de formation est posée.
• Autre question discutée : quelles différences entre les missions de formation et d’enseignement ? Les professionnels sont-ils enseignants et/ou formateurs ? On signalera l’intervention d’une bibliothécaire distinguant les deux (s’affirmant comme formatrice et non comme enseignante) et la réaction de deux enseignantes : pour la première, en effet, n’est pas enseignant qui veut, il s’agit d’un métier qui s’apprend ; pour la seconde, la distinction n’est pas vraiment pertinente : dès qu’il y a formation il y a pédagogie et transmission de contenus, même si ce sont des professionnels.

A nouveau, plusieurs cas de figures :

- Agents à 100 % sur la formation :

• Quelques cas, peu nombreux, de conservateurs et bibliothécaires (cat. A) spécifiquement et uniquement missionnés dans leur profil de poste pour la formation, avec fonction de coordination et de formation de formateurs (par exemple : Paris 3, BULCO, Paris-Sud 11) ;
• PRCE  (ex. : UPEC) ;

NB : 4 PRCE affectés au SCD de l’Université de Caen, ne consacrant qu’une petite partie de leur temps de travail à la formation car responsables de bibliothèques d’UFR par ailleurs.

• Cas d’un poste de BAS créé spécifiquement pour venir seconder le conservateur responsable formation (contractuel à temps plein sur 10 mois en 2010 au SCD de Paris 3) ;
• Tuteurs, vacataires, rémunérés à l’heure.

- Sinon, les agents pour lesquels la formation est une de leurs missions, mais pas la principale.

Points discutés :

• On peut penser que si certains agents étaient dégagés de certaines tâches, ils accepteraient plus facilement de consacrer du temps à la formation tant des usagers que des collègues. Peut-on envisager des réaménagements de profils de postes des formateurs dont la formation n’est pas la seule mission avec dégagement de certaines tâches qui seraient réaffectées à d’autres ?
• Tous les participants s’accordent sur une évidence : une heure de formation effective nécessite un temps de préparation en amont et parfois un temps de suivi, d’évaluation, de correction, etc. qu’il est difficile de chiffrer mais qui existent et doivent être pris en compte. Reste à savoir comment. Cette question, parmi d’autre, sera abordée lors de l’atelier du 22 juin 2010.

On relève également plusieurs cas de figures :

• Pas de rémunération spécifique dans le cas où la mission est inscrite dans le profil de poste ;
• Cas d’agents payés en heures complémentaires (HC) de leur temps de travail (comme des chargés de TD, le plus souvent), rémunération s’ajoutant à leur traitement et provenant des UFR et de l’université.

NB : Le taux de rémunération des HC évoluent régulièrement : au 1er octobre 2009, un « chargé de TD » est payé 40,70 €/h. (source).

•   Tuteurs étudiants rémunérés en vacations : tarif horaire calculé sur l’heure de formation effective (environ 15€ net / h.).

Cette question s'est révélée problématique à plusieurs titres. Points discutés :

• Un problème été soulevé : celui, dans les cas d’équipes mixtes vacataires / agents titulaires, de la différence de traitement entre agents titulaires et vacataires (lorsque la rémunération est ramenée au tarif horaire), notamment pour les agents de cat. C ne percevant pas de complément s’ils s’engagent dans des missions de formation.

• Pour certains participants, une rémunération complémentaire apparaît logique ; pour d’autres, non. Cela dépend à l’évidence de la question du temps de travail (voir précédemment) : si les formations sont effectuées et préparées en dehors du temps de travail de l’agent formateur ou au contraire intégrées à son emploi du temps.

L’idée de départ des organisatrices de la séance était de dresser la liste des financements possibles (canaux  « officiels » existants ou à créer : projets, dotations, participations, subventions, appels d’offres…) et de démarches à suivre pour les obtenir afin d’aider sur ce point les agents chargés de mettre en place des plans de formation. Ce sujet ainsi formulé est apparu problématique et a fait l’objet de vives discussions desquelles on peut extraire plusieurs points.

Avant cela, notons que la mise en place de la LRU bouleverse la gestion budgétaire des universités, et par conséquent celle des SCD qui ne perçoivent plus leurs budgets directement du ministère mais de l’université. Dans ce nouveau cadre, il semble qu’une cumulation des sources de financements est possible, et même parfois souhaitable.

• Concernant l’existence de budgets spécifiquement consacrés à la formation dans les contrats quadriennaux, les réponses aux questionnaires sont largement négatives. Seules l’UPMC et Paris 3 disposent d’une ligne budgétaire « formation » (20 000 €/an). Pour les autres établissements, les dépenses liées à la formation (essentiellement frais de personnel, dans le cas de recrutement de formateurs étudiants notamment) sont prélevées sur le budget du SCD.

• A Paris-Sud 11, l’URCA et l’UPEC, les heures complémentaires et les doctorants sous contrat doctoral sont pris en charge par les UFR.
• Le « Plan pluriannuel pour la réussite en licence » (2008-2012) – communément appelé « Plan Licence » – permet d’obtenir des crédits annuels complémentaires. Les crédits débloqués et ces « aides à la réussite » ont parmi à certaines universités de mettre sur pieds certaines initiatives :
  • Grâce à ce plan, le SCD de l’URCA a récupéré des crédits pour développer un didacticiel d’autoformation PlanèteDoc, didacticiel initialement financé dans le cadre d’un appel à projet lancé par la Région Champagne-Ardenne, en partenariat avec l’UTT (Université Technologique de Troyes).
  • A Paris 3, le cours de « Méthodologie du travail universitaire » a été renforcé : suivi par les étudiants de L1, ce module a augmenté volume horaire et a été imposé à pratiquement tous les cursus à la rentrée 2008-2009 – même les UFR récalcitrantes ont dû intégrer ce nouveau module dans leurs maquettes de diplômes – l’occasion pour les formateurs des SCD d’être sollicités plus largement par les enseignants pour des séances consacrées à la recherche documentaire et de toucher un plus grand nombre d’étudiants que les années précédentes.
  • On peut signaler le cas malheureux du SCD de l’UPEC auquel une dotation de 25 000 € fléchée pour la formation a été accordée en 2009 dans le cadre du Plan Licence, mais faute d’adhésion des UFR, elle a dû être réaffectée à d’autres projets.

N.B. : Les grandes orientations du Plan Licence sont consultables ici. L’initiation à la recherche et aux ressources documentaires sont clairement citées parmi les priorités (cf. p. 16 de ce document).

• Il existe la possibilité d’obtenir des subventions de la région :
  • Comme signalé ci-dessus, un appel à projet lancé par la Région Champagne-Ardenne a permis de financer le didacticiel d’autoformation PlanèteDoc (projet commun URCA / UTT).
  • La région Île-de-France a proposé en 2009 de subventionner le tutorat d’accompagnement à l’université, subventions qui ont permis de financer des formations dans les SCD où des tuteurs étudiants assurent des séances d’initiation à la recherche documentaire (ex. : Paris 3).

La LRU, le plan Licence, les subventions régionales, etc. viennent quelque peu modifier le fonctionnement budgétaire. On s’aperçoit en effet que les SCD peuvent se voir « dotés » de subventions annuelles et de budgets complémentaires au contrat quadriennal, reconductibles ou non d’une année sur l’autre. Cela pose le problème de la pérennité des financements desquels dépendent les plans de formation. Si elle peut avoir des effets néfastes – la non reconduction, faute de financements, d’initiatives pourtant concluantes – cette logique peut également avoir des effets bénéfiques en créant un besoin, en permettant de mettre en avant auprès des tutelles décisionnaires des expériences demandant à être pérennisées et institutionnalisées (inscriptions officielles dans les cursus et les maquettes de diplômes).

• Le cas du SCD de Paris 3 peut également être cité à titre d’exemple et d’information :
  • Un poste de BAS (contractuel à temps plein sur 10 mois à partir de janvier 2010) a été accordé au SCD par l’université pour venir seconder le conservateur responsable formation. Reste à savoir s’il sera renouvelé.
  • La rémunération des tuteurs formateurs (sur la base du tarif horaire du tutorat dit d’accompagnement, soit 15 € net, 18,79 € brut, 26,40 € chargé) intégralement prises en charge par le SCD jusqu’à la rentrée 2009-2010 est désormais partagé avec l’université. Plus précisément, le CEVU (Conseil des Etudes et de la Vie Universitaire) prend depuis la rentrée 2009-2010 en charge le financement des formations effectuées au niveau Licence dans le cadre du cours de Méthodologie du Travail Universitaire (MTU). Cette décision fait suite à l’augmentation du nombre d’heures et de groupes occasionnée par le Plan Licence.
  • Les crédits du SCD « libérés » peuvent alors être consacrés aux formations qui n’étaient pas mises en place et généralisées faute de moyens financiers suffisants. Le SCD de Paris 3 se concentre ainsi actuellement au développement de formations destinées aux étudiants de master et des doctorants. On peut envisager la reproduction de ce « schéma » dans d’autres établissements si les acteurs concernés se mobilisent.

La LRU, le Plan Licence, et plus généralement cette nouvelle logique de fonctionnement budgétaire, peut donc conduire pour les SCD à une multiplication des interlocuteurs. Les directeurs de SCD et les responsables formation sont de plus en plus amenés à solliciter les différents conseils, autre que le Conseil de la Documentation : le CEVU pour les formations de niveau Licence ; le Conseil Scientifique pour les master et doctorat.
On notera ici que, pour certains participants, la recherche de financements doit rester entre les mains de la direction du SCD et ne pas relever des compétences du coordinateur formation. Cela dit, si toutes les décisions et demandes seront au final faites au nom du directeur, celui-ci peut être logiquement amené à solliciter le responsable des formations pour formuler, quantifier et chiffrer les besoins.