Qu'est-ce que SYGEFOR ?

SYGEFOR 3 (SYstème de GEstion des FOrmations) est le nouveau portail du Réseau des URFIST. Conçu par l'Association du Réseau des URFIST, il a été développé par la société CONJECTO, de Rennes. La plateforme a été ouverte le 1er mars 2015. Tous les événements dont l’inscription est ouverte en ligne sont désormais gérés par cette plateforme nationale.Une fois inscrit sur SYGEFOR, vous pourrez :
  • Vous inscrire aux événements dont l’inscription est ouverte en ligne et recevoir une confirmation par courrier électronique,
  • Obtenir les imprimés dont vous avez besoin : demande d'autorisation hiérarchique, attestation de présence ...,
  • Vérifier à tout moment les événements auxquels vous êtes inscrit et connaître l'état de votre demande,
  • Modifier votre fiche personnelle, votre mot de passe...,
  • Accéder à votre espace personnel sur ce site et accéder aux documents pédagogiques placés dans l'espace Stagiaires.

Aide contextuelleSi vous aviez déjà un compte SYGEFOR avant le passage à cette nouvelle version, vous ne pourrez pas continuer à utiliser vos identifiants car votre nom d'utilisateur sera désormais votre adresse électronique. Si vous avez oublié quelle adresse vous avez utilisé lors de l'ouverture de votre compte, contactez le secrétariat de votre Urfist. Vous devrez aussi réinitialiser votre mot de passe, en cliquant sur "Réinitialiser mon mot de passe".

Modalités de création d'un compte sur SYGEFOR

  1. Pourquoi créer un compte sur SYGEFOR ?
    • Pour pouvoir s'inscrire à tout moment à un événement, quelle que soit l'URFIST organisatrice ;
    • Pour pouvoir recevoir les informations sur les formations.
  2. Comment  créer un compte ?

    La création d'un compte se fait une fois pour toutes ; vous pouvez à tout moment modifier vos informations personnelles.

    Deux possibilités :

    • Vous disposez déjà d'un compte universitaire (de type Sesame), vous pouvez l'utiliser, en cliquant sur "Se connecter avec son compte universitaire" ;
    • Vous ne disposez pas d'un compte universitaire, vous pouvez créer un compte directement sur la plateforme, en cliquant sur "Je n'ai pas encore de compte". Dans ce cas, la création de compte se fait en deux temps :
      1. Créez un compte stagiaire dans SYGEFOR en remplissant le formulaire aussi complètement que possible (la fourniture d'un numéro de mobile est notamment recommandée dans le cas où nous aurions besoin de vous laisser un message urgent comme pour vous prévenir de l'annulation ou du report d'une formation). Une fois validé ce formulaire, vous recevez un courriel de confirmation avec un lien à activer.
      2. Une fois le lien activé, vous pouvez désormais vous inscrire à des formations

    Illustration d'une alerteL’inscription pour les stages URFIST qui se déroulent à Caen s’effectue sur le site du CFCB de Caen (Media Normandie).

  3. Pourquoi est-ce important de fournir une adresse mèl valide ?
    • Vous devez indiquer une adresse mèl valide et stable, parce que c'est à partir de votre adresse que vous pourrez suivre votre compte. De plus, SYGEFOR repère les inscriptions en double à partir de l'adresse mèl.
  4. Comment fermer votre compte ?
    • En envoyant un mèl à votre URFIST de rattachement. Votre compte sera désactivé mais vos données personnelles (statut, inscriptions et formations suivies) seront conservées pour nos bilans statistiques.
  5. Qu'est-ce qu'une "URFIST de rattachement" ?
    • Chacune des sept URFIST dessert un certain nombre de régions précises. Selon le département de votre lieu de travail ou d'habitation, vous pouvez choisir l'URFIST la plus proche de vous, dont vous suivrez habituellement les formations (par exemple, si vous êtes doctorant à Paris mais habitant Rennes, vous pouvez vous inscrire à Rennes, et réciproquement).
    • C'est cette URFIST qui gèrera l'essentiel de vos inscriptions, vous enverra les informations nécessaires et vous accueillera dans ses locaux.

Comment se déroule une inscription à une formation ou une rencontre scientifique ?

  1. Quelle est la démarche à suivre si j’ai besoin de l’autorisation de mon supérieur hiérarchique pour suivre une formation ?

    L’inscription des personnels non enseignant est soumise à l’autorisation du responsable hiérarchique de l’agent. Les personnels IATOS (non personnels de bibliothèques) sont en outre tenus d’informer le service de la formation de leur établissement. SYGEFOR prévoit cette démarche : dans votre espace personnel, onglet "Demandes en cours", cliquez sur "Télécharger un formulaire d'autorisation hiérarchique".

    Illustration d'une alerte l'autorisation de votre supérieur hiérarchique ne préjuge pas de la validation de votre demande d'inscription : chaque URFIST décide de valider ou non les demandes d'inscription, en fonction de plusieurs critères (nombre de places, publics prioritaires, etc.).

  2. Comment suivre le statut de mes demandes d'inscription ?

    Connectez-vous à votre espace personnel pour suivre vos demandes (onglet Mes demandes d'inscription) : vous y trouverez vos demandes en cours pour les formations à venir (acceptées, mises sur liste d'attente, refusées...) ;

    Par défaut, votre dernière demande d'inscription sera d'abord en "attente de validation" ; à chaque changement de statut, vous serez averti par un mel à l'adresse fournie lors de la création de votre profil.

  3. Puis-je m'inscrire à un événement organisé par une autre URFIST ?

    Oui : sans changer votre profil et votre URFIST de rattachement, vous pouvez suivre un stage ou une rencontre scientifique, organisé par une autre URFIST. C'est cette URFIST qui gèrera alors votre demande d'inscription.

  4. Les rencontres scientifiques ou professionnelles sont-elles gratuites ou payantes ?

    En règle générale, elles sont gratuites pour tout le monde.

  5. Y a-t-il une procédure particulière pour s'inscrire aux rencontres scientifiques ?

    Non, la procédure d'inscription est la même que pour les formations.

  6. Pourquoi certaines formations, annoncées en ligne, ne sont pas ouvertes aux inscriptions ?

    Il exite différents cas de formations non ouvertes aux inscriptions en ligne :

    • Parce que certains stages sont réservés à un public spécifique (par exemple, les doctorants d'un laboratoire, les personnels des bibliothèques d'un établissement précis, etc ;
    • Parce que les Actions diverses (formations ponctuelles organisées à la demande) sont généralement destinées à un public spécifique ;
    • Parce que les Enseignements de cursus, les Formations doctorales sont réservés aux publics concernés par ces enseignements.
  7. Si je suis concerné par une formation spécifique, dont les inscriptions ne sont pas ouvertes, que dois-je faire ?

    Contactez l'URFIST organisatrice qui vous donnera le lien privé par lequel vous pourrez vous inscrire.

Que faire en cas d'indisponibilité le jour du stage ?

Si vous devez annuler une inscription, en cas d'indisponibilité ou pour toute autre raison, vous devez IMPÉRATIVEMENT nous prévenir dans les plus brefs délais ; le nombre des places étant limité, un désistement peut permettre de satisfaire un(e) autre stagiaire sur liste d'attente. Vous pouvez déclarer votre désistement en ligne, sur votre espace personnel.

Illustration d'une alerteUne absence non signalée entraînera l'annulation de toutes les autres demandes de stages de l'année...

Comment gérer l'après-formation avec SYGEFOR ?

  1. Comment retrouver la liste de toutes les formations suivies ?

    Dans votre Espace personnel, allez dans l'onglet "Mes formations" ; Vous retrouverez la liste complète de toutes les formations (Stages, Formations doctorales, Enseignements de cursus, Actions diverses, Rencontres scientifiques...), auxquelles vous vous êtes personnellement inscrit et que vous avez effectivement suivies.

  2. Comment avoir une attestation de présence ?
    • Dans votre Espace personnel, allez dans l'onglet "Mes formations" et cliquez sur "Accéder à l'espace dédié" de la formation ;
    • Téléchargez l'attestation de présence.

Qui contacter en cas de problème ?

  • Pour toute question d'ordre personnel (problème pour l'authentification, l'inscription, problème d'oubli des codes d'accès, etc.,), il faut contacter votre URFIST dite "de rattachement", c.à.d. à l'URFIST dont vous dépendez.
  • Si vous repérez un bug, ou pour toute question technique, contactez le support technique en envoyant un courriel à supportATreseau-urfist.fr.
  • Pour poser une question d'ordre général, faire une suggestion ou une remarque critique sur l'ensemble de la plateforme, vous pouvez écrire à l'Association du Réseau des URFIST : aruATreseau-urfist.fr.